Das Modul Dokumente ist für den internen Gebrauch zum Aufbewahren, Durchsehen, Bearbeiten und Freigeben der Dokumente, Bilder, Tabellen, Präsentationen usw. bestimmt.
Die Dokumentenverwaltung erfolgt durch vier Hauptordner:
Meine Dokumente ist ein privater Speicher. Jedes Portalmitglied hat den Ordner Meine Dokumente, wohin es Dateien hochladen oder Dokumente nur für sich selbst erstellen kann;
Für mich zugänglich enthält Dokumente, die für Sie von den anderen Benutzern freigegeben wurden;
Gemeinsame Dokumente ist ein Speicher, der Dateien und Ordner enthält, die für alle Portalbenutzer zugänglich sind;
Papierkorb ist ein Ordner, wo alle gelöschten Dateien aufbewahrt werden, die wiederhergestellt oder entfernt werden können.
1. Hinzufügen/Erstellen der Dokumente
Um die Dateien an einem Ort aufzubewahren, öffnen Sie das Modul Dokumente und wählen Sie die Art, wie Sie Dateien in den Ordner Meine Dokumente übertragen möchten.
Hochladen der Dateien
Nutzen Sie diese Option, um die Dateien von Ihrer Festplatte hochzuladen, indem Sie diese einfachen Schritte ausführen:
- Klicken Sie auf den Link Hochladen und das Dialogfenster wird geöffnet.
- Klicken Sie auf den Button Dateien wählen, um nach den gewünschten Dateien zu suchen.
- Betätigen Sie den Button Dateien hinzufügen, um mehrere Dateien auf einmal hochzuladen.
- Schließlich klicken Sie auf den Button Hochladen. Die gewählten Dateien werden im Ordner Meine Dokumente untergebracht.
Importieren der Dateien
Nutzen Sie diese Option, um Ihre Dateien zu importieren, die in anderen Webquellen wie Zoho, Google Docs oder Box.net aufbewahrt werden. Klicken Sie auf den Link Importieren... und wählen Sie die Quelle, aus der Sie die Dateien übertragen werden. Weitere Hinweise finden Sie in der Sektion Tipps und Tricks.
Erstellen der Dateien
Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie auf den Link Neue Datei und wählen Sie einen Dateityp: Dokument, Tabelle, Präsentation oder Zeichnung.
Geben Sie einen Namen für Ihr Dokument im eben erschienenen Feld und bestätigen Sie ihn mit einem Klick aufs grüne Häkchen.
Um eine Datei aus dem Modul Dokumente herunterzuladen, wählen Sie die Datei durch die Aktivierung des Felds neben ihrem Titel und klicken Sie auf den Button Herunterladen über der Dateiliste oder nutzen Sie dieselbe Option des Rechtsklickmenüs.
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2. Vorschau/Bearbeitung der Dokumente
Hinweis:
Der Dokumentenviewer und Online-Dokumenteneditor sind nur in die SaaS-Version von TeamLab integriert.
Um eine hochgeladene oder erstellte Datei durchzusehen, klicken Sie auf ihren Titel und sie wird im Vorschaumodus geöffnet. Die Bilddateien werden in demselben Fenster geöffnet, die Textdateien werden in einer neuen Registerkarte des Webbrowsers angezeigt.
Der Vorschaumodus bietet die Standardtools zum Vergrößern bzw. Verkleinern Ihrer Dateien, Navigieren zwischen den Seiten, Drehen, Herunterladen oder Drucken.
Die Bearbeitung der Dokumente wird in einem multifunktionalen Online-Editor durchgeführt. Um ein Dokument zu bearbeiten, klicken Sie aufs Symbol 
rechts von seinem Titel und es wird in einer neuen Registerkarte des Webbrowsers geöffnet.
Wenn ein Dokument von einem anderen Benutzer bearbeitet wird, wird ein farbiges Bleistiftsymbol zu sehen sein. Richten Sie den Mauszeiger aufs Symbol 
, um festzustellen, wer die Datei gerade bearbeitet.
Sie können alle Bearbeitungsoptionen direkt auf Ihrem Portal finden. Sobald Sie die vorgenommenen Änderungen speichern, werden die beiden Versionen Ihres Dokuments verfügbar sein, so dass Sie die vorherige Version nach Bedarf wiederherstellen könnten.
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3. Verwaltung der Dokumente
Sie können die erstellten oder hochgeladenen Dateien in die entsprechenden Ordner mithilfe des Links Ordner erstellen unterbringen. Klicken Sie auf den Link, geben Sie einen Namen für Ihren Ordner ins eben erschienene Feld und bestätigen Sie ihn mit einem Klick auf das grüne Häkchen.
Auch wenn Ihre Daten gut strukturiert sind, könnte es Ihnen trotzdem schwerfallen, die gewünschte Datei schnell zu finden. Dafür nutzen Sie einen der verfügbaren Filter. Zuerst können Sie die Dateien des gewählten Typs sehen:
- Klicken Sie aufs Feld Filter.
- Wählen Sie Typen.
- Wählen Sie einen der verfügbaren Typen: Dateien, Ordner, Dokumente, Präsentationen, Tabellen, Bilder.
Sie können auch die Option Sortieren nach verwenden und Ihre Dateien nach dem Datum, Namen, Typ oder der Größe anordnen.
Um die Liste mit den Dateien, die auf einer Seite angezeigt werden, zu erweitern, schalten Sie auf die Kompaktansicht mit einem Klick auf den entsprechenden Button über der Überschrift Sortieren nach um.
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4. Freigabe der Dokumente
Sie können die Zugriffsrechte für die Dateien bestimmen, die im Ordner Meine Dokumente untergebracht sind, so dass ein bestimmter Kollege oder eine Gruppe Ihre Dateien durchsehen oder bearbeiten könnte.
Hinweis:
Die Portaladministratoren können die Zugriffseinstellungen auch im Ordner Gemeinsame Dokumente festlegen.
Wählen Sie eine Datei (oder einen Ordner), die (den) Sie freigeben möchten, und klicken Sie aufs Symbol Freigabeeinstellungen rechts von ihrem (seinem) Titel. Im geöffneten Fenster wählen Sie zwischen zwei Optionen:
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