Projekte stellen eine Grundlage für die Arbeit eines Unternehmens, einer Organisation oder eines Büros dar.
Mit dem Modul Projekte können Sie Projekte nach den Bedürfnissen Ihrer Firma erstellen, ausfüllen und verwalten.
Um aufs Modul Projekte von den anderen TeamLab-Modulen aus zuzugreifen, verwenden Sie den entsprechenden Link ganz oben.
1. Erstellung eines Projekts
Um ein neues Projekt zu starten, verwenden Sie den Link Neues Projekt auf der Übersichtsseite der Projekte oder schalten Sie auf die Registerkarte Projekte um und klicken Sie auf den Link Neues Projekt erstellen. Im geöffneten Fenster geben Sie den Namen Ihres neuen Projekts und seine Beschreibung ein,
fügen Sie Schlagwörter hinzu und wählen Sie den Projektleiter. Aktivieren Sie das Feld Privates Projekt, wenn Sie ein Projekt mit bestimmten Zugriffsrechten erstellen möchten, und klicken Sie auf Dieses Projekt hinzufügen.
Hinweis:
TeamLab-Administratoren werden das erstellte Projekt in der Liste mit den aktiven Projekten auf der Registerkarte Projekte sofort sehen. TeamLab-Mitglieder werden warten müssen, bis ein Administrator die Anfrage bestätigt.
Sobald das Projekt erstellt ist, können Sie Teilnehmer zum Projektteam hinzufügen:
- Schalten Sie auf die Registerkarte Team um und klicken Sie auf den Button Team verwalten.
- Im geöffneten Fenster wählen Sie Teammitglieder aus der Liste der TeamLab-Benutzer.
- Verwenden Sie den nach rechts gerichteten Pfeil, um Benutzer zum Team hinzuzufügen. Oder benutzen Sie den nach links gerichteten Pfeil, um Benutzer aus dem Team zu entfernen.
- Klicken Sie auf den Button Speichern. Die gewählten Benutzer werden zum Projektteam hinzugefügt.
Wenn Sie oft ähnliche Projekte erstellen müssen, können Sie nur einmal eine Projektvorlage erstellen und diese verwenden. Dadurch sparen Sie viel Zeit, die Sie sonst für die Eingabe derselben Daten verbrauchen. Für weitere Informationen lesen Sie unsere hilfreichen Tipps und Tricks.
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2. Organisation eines Projekts
Um Ihre Projekte erfolgreich zu verwalten, können Sie Meilensteine planen, Aufgaben hinzufügen, Diskussionen führen, Dokumente freigeben.
Ein Meilenstein ist ein Hauptpunkt im Verlauf eines Projekts. Eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben kann unter einem Meilenstein vereinigt werden.
Sie können Meilensteine als Orientierungspunkte benutzen, bis zu denen das Projekt eine bestimmte Entwicklungsphase erreichen muss. Um einen Meilenstein zu erstellen:
- Schalten Sie auf die Registerkarte Meilensteine um und klicken Sie auf den Link Neuen Meilenstein planen.
- Im geöffneten Fenster wählen Sie die Ablauffrist für den Meilenstein im Kalender und geben Sie einen Namen dafür ein.
- Lassen Sie das Feld Mich 48 Stunden vor dem Fristablauftermin erinnern aktiviert, wenn Sie benachrichtigt werden möchten, und markieren Sie die Option Hauptmeilenstein nach Bedarf.
- Sobald alles fertig ist, klicken Sie auf den Button Diesen Meilenstein hinzufügen.
Der neue Meilenstein wird auf der Registerkarte Meilensteine in der Liste mit offenen Meilensteinen erscheinen.
Eine Aufgabe ist eine minimale Einheit eines Projekts. Eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben kann zu einem Meilenstein hinzugefügt werden. Um eine Aufgabe hinzuzufügen:
- Klicken Sie auf den Link Aufgabe hinzufügen im Feld Aktionen auf den Registerkarten Übersicht, Meilensteine oder Aufgaben.
- Im geöffneten Fenster geben Sie einen Namen für die Aufgabe und die Beschreibung ein, bestimmen Sie die zuständige Person und den Meilenstein, dem Sie die erstellte Aufgabe zuweisen möchten, wählen Sie die Ablauffrist im Kalender und fügen Sie nach Bedarf Dateien bei.
- Sobald alles fertig ist, klicken Sie auf den Button Diese Aufgabe hinzufügen.
Die Registerkarte Aufgaben erlaubt Ihnen alle Aufgaben eines bestimmten Projekts, Ihnen zugewiesene Aufgaben zu sehen oder diese nach einem Teammitglied zu sortieren.
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3. Aktivierung/Beendigung/Entfernung eines Projekts
Ein aktives Projekt is ein Projekt, an dem die Projektteilnehmer gerade arbeiten. Wenn Sie ein Projekt erstellen, wird es automatisch in die Liste mit aktiven Projekten auf der Registerkarte Projekte eingetragen. Wenn Sie dieses Projekt nicht mehr unter den aktiven Projekten brauchen, können Sie es beenden oder löschen.
Ein beendetes Projekt ist ein Projekt, an dem die Projektteilnehmer nicht mehr arbeiten. Sie entscheiden selbst, wann Sie den Status des Projekts ändern. Alle Meilensteine und Aufgaben müssen nicht unbedingt abgeschlossen werden, damit Sie es beenden können. Um ein Projekt zu beenden:
- Wählen Sie das gewünschte Projekt aus der Liste mit aktiven Projekten auf der Registerkarte Projekte.
- Schalten Sie auf die Registerkarte Projekteinstellungen um.
- Wählen Sie Beendetes Projekt in der Sektion Status.
- Klicken Sie auf den Button Änderungen speichern.
Wenn Sie ein Projekt beenden, wird sein Status auf beendet geändert und es verschwindet aus der Liste Alle Projekte. Aber nach einem Klick auf den Button Beendete Projekte einblenden wird es zugänglich sein: alle entsprechenden Meilensteine und Aufgaben sind verfügbar und Sie können ihren Status auf aktiv zu jeder Zeit ändern.
Um ein Projekt fortzusetzen:
- Klicken Sie auf den Button Beendete Projekte einblenden.
- Wählen Sie das gewünschte Projekt auf der Registerkarte Projekte.
- Schalten Sie auf die Registerkare Projekteinstellungen um.
- Wählen Sie Aktives Projekt in der Sektion Status.
- Klicken Sie auf den Button Änderungen speichern.
Das Projekt wird wieder in der Liste Alle Projekte auf der Registerkarte Projekte erscheinen.
Um ein Projekt zu löschen:
- Wählen Sie das gewünschte Projekt in der Liste mit aktiven Projekten auf der Registerkarte Projekte.
- Schalten Sie auf die Registerkarte Projekteinstellungen und rollen Sie abwärts bis zur Sektion Projekt löschen.
- Markieren Sie das entsprechende Feld und klicken Sie auf den Button Dieses Projekt löschen.
Hinweis:
Wenn Sie ein Projekt löschen möchten, beachten Sie, dass das Projekt mit allen Meilensteinen, Aufgaben, Dateien, Diskussionen usw. unwiederruflich verloren geht.
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4. Zugriffsrechte innerhalb eines Projekts
Innerhalb des Moduls Projekte gibt es 4 Zugriffsebenen:
- - Benutzer (ein TeamLab-Mitglied, das an keinem Projekt teilnimmt);
- - Teammitglied des Projekts;
- - Projektleiter;
- - Administrator.
Als Benutzer können Sie die folgenden Operationen durchführen:
- den kompletten Inhalt durchsehen;
- Kommentare hinterlassen und Diskussionen eröffnen;
- Berichte lesen;
- die Anfragen über die Erstellung neuer Projekte an den Administrator senden.
Als Teammitglied des Projekts können Sie die folgenden Operationen durchführen:
- alle Operationen durchführen, die auch ein Benutzer durchführen kann;
- Aufgaben hinzufügen und diese sich selbst oder einem anderen Teammitglied zuweisen;
- von Ihnen erstellte oder Ihnen zugewiesene Aufgaben verwalten;
- Ihre eigenen Dateien hinzufügen bzw. löschen.
Als Projektleiter können Sie die folgenden Operationen durchführen:
- alle Operationen durchführen, die auch ein Teammitglied des Projekts durchführen kann;
- Teilnehmer zum Projektteam hinzufügen bzw. entfernen;
- Aufgaben, Meilensteine, Diskussionen, Kommentare in einem Projekt verwalten;
- Projekteinstellungen sehen und bearbeiten;
- Zugriffsrechte für Teammitglieder des Projekts einstellen (nur für private Projekte).
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5. Einstellung der Übersichtsseite
Die Übersicht ist die erste Seite, die Sie beim Öffnen des Moduls Projekte sehen. Hier werden die folgenden Widgets angezeigt:
- Meine neuen Aufgaben - zeigt eine Liste mit Ihren aktiven Aufgaben in allen Projekten;
- Überfällige Meilensteine - zeigt überfällige Meilensteine in allen Projekten;
- Kommende Meilensteine - zeigt kommende Meilensteine in allen Projekten;
- Letzte Aktivität - zeigt letzte Aktionen in allen Projekten;
- Diskussionen - zeigt zuletzt eröffnete Diskussionen in allen Projekten;
- Neue Projekte - zeigt eine Liste mit zuletzt erstellten Projekten;
- Verfolgte Projekte- ist eine Liste mit Projekten, an denen Sie nicht teilnehmen, aber die Sie beobachten;
- Meine Projekte - zeigt eine Liste mit Projekten, an denen Sie teilnehmen.
Sie können die Widgets einrichten, so dass nur die gewünschten Daten auf der Übersichtsseite angezeigt werden. Um die Widgets einzustellen, klicken Sie auf den Link Widgets einrichten ganz oben. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Felder, die den Widgets entsprechen, um diese auf der Übersichtsseite ein- oder auszublenden. Geben Sie eine Zahl ein, um die Anzahl der angezeigten Ereignisse für ein Widget zu bestimmen.
Außerdem können Sie die Position der Widgets auf der Übersichtsseite ändern. Bewegen Sie den Mauszeiger zum Titel eines Widgets und ziehen Sie es zur gewünschten Stelle auf der Seite.
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