Kurzanleitungen

Nach der Registrierung oder bei der Einladung, TeamLab beizutreten, werden Sie eine Nachricht mit Ihren Zugangsdaten und einem Link zu Ihrem Firmenportal per E-Mail erhalten.

Um sich einzuloggen, folgen Sie dem Link aus der Ihnen zugeschickten E-Mail oder geben Sie [Name Ihres Portals].teamlab.com in der Adresszeile Ihres Webbrowsers ein. Danach wird die Login-Seite angezeigt. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein. Zum Schluss klicken Sie auf den Button Einloggen, um sich anzumelden.

Sie können sich auch durch den Link im oberen Bereich der Startseite auf der TeamLab-Website unter www.teamlab.com einloggen.

Um sich auszuloggen, klicken Sie auf den Link [Ihr Name], der immer im Obermenü der Portalseite zur Verfügung steht, solange Sie eingeloggt bleiben, und wählen Sie die Option Ausloggen.

Sie können personenbezogene Daten ändern, die auf der Seite mit Ihrem Profil angezeigt sind: Foto ändern oder falsch angegebene Details bearbeiten.

Um Ihr Profil zu bearbeiten, klicken Sie auf den Link [Ihr Name], der immer im Obermenü verfügbar ist, und wählen Sie Profil im Abrollmenü. Die Registerkarte Profil der Sektion Meine Tools wird geöffnet. Dann klicken Sie auf den Link Mein Kennwort ändern, um das Kennwort zu ändern. Um Ihre persönlichen Daten zu ändern oder ein anderes Bild zu wählen, klicken Sie auf den Button Mein Profil bearbeiten.

Bitte lesen Sie detaillierte Hinweise hier.

Sie können Ihre Aktivität innerhalb des Moduls "Community" oder "Projekte" zu jeder Zeit prüfen, indem Sie auf [Ihr Name] klicken und die Option Aktivität im Listenmenü wählen. Alle Ihre Aktionen werden hier in chronologischer Ordnung angezeigt, die letzten werden ganz oben zu sehen sein.

Sie können Ihre Anmeldungen im Modul "Community" und "Projekte" in der Sektion Anmeldungen verwalten. Klicken Sie auf [Ihr Name] im Übermenü und wählen Sie die Option Anmeldungen im Abrollmenü. Sie werden eine Liste mit dem TeamLab-Inhalt sehen, für den Sie sich angemeldet haben. Klicken Sie auf den Link Abmelden, um sich vom Inhalt abzumelden, der Sie nicht mehr interessiert.

Es gibt zwei Benachrichtigungsoptionen bei TeamLab. Man kann Benachrichtigungen über Aktualisierungen per Chat, E-Mail oder Beides erhalten.

Die Standard-Einstellungen sind:

• Anmeldung bei "Neues" - Benachrichtigung per E-Mail
• Anmeldung bei "Community" - Benachrichtigung per Chat
• Anmeldung bei "Projekte" - Benachrichtigung per E-Mail und Chat.

Um die Standard-Einstellungen zu ändern, führen Sie diese Schritte aus:

1. Klicken Sie auf [Ihr Name] in der oberen rechten Ecke.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Anmeldungen der Sektion Meine Tools.
3. Wählen Sie die gewünschte Sektion (Community, Projekte, Neues) und den gewünschten Benachrichtigungstyp im entsprechenden Feld.

Innerhalb des Moduls Community gelten 2 Zugangsebenen:

• Benutzer;
• Administrator.

Innerhalb des Moduls Projekte gelten 4 Zugangsebenen:

• Benutzer (ein TeamLab-Mitglied, das an keinem Projekt beteiligt ist);
• Teammitglied eines Projekts;
• Projektleiter;
• Administrator.

Innerhalb des Moduls Dokumente gelten 2 Zugangsebenen:

• Benutzer;
• Administrator.

Das Modul Chat hat keine Zugangseinschränkungen.

Sie können auf Ihr Firmenportal von Android-Mobiltelefonen und iOS-Geräten wie iPhone, iPod Touch zugreifen. Um die mobile Version von Ihrem Portal zu benutzen, stellen Sie sicher, dass die Internetverbindung auf Ihrem Gerät ordnungsgemäß funktioniert. Dann führen Sie diese einfachen Schritte aus:

1. Öffnen Sie einen Internetbrowser auf Ihrem Telefon.
2. Geben Sie Ihre Portaladresse in der Adresszeile ein und fügen Sie /mobile am Ende hinzu. Zum Beispiel:
   [Ihr Portalname].teamlab.com/mobile
3. Die Login-Seite wird angezeigt, wo Sie Ihre Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Kennwort) eingeben können.
4. Verwenden Sie die folgenden Optionen der mobilen Version:
   • Lesen Sie die aktuellsten Beiträge und Kommentare in Blogs, Foren und bei den Ereignissen;
   • Hinterlassen Sie Ihre Kommentare;
   • Folgen Sie den Links, die von anderen Portalbenutzern als Lesezeichen hinzugefügt wurden;
   • Sehen Sie die Liste Ihrer Mitarbeiter;
   • Finden Sie die Kontaktinformationen jedes Mitarbeiters (E-Mail-Adresse, Nummer des Mobiltelefons usw.).

Die aktuelle mobile Version hilft Ihnen auf dem Laufenden über alle unternehmensinternen Neuigkeiten zu bleiben und nach Kontaktdaten Ihrer Teammitglieder zu suchen. Bald wird es möglich sein, Beiträge zu verfassen, Kommentare zu bearbeiten und zu löschen, Aufgaben und Projekte zu verfolgen, Dokumente zu öffnen und viel mehr.

Ein TeamLab-Administrator hat maximale Zugriffsrechte auf TeamLab. Die Zugangsprivilegien eines Administrators sind unten aufgelistet.

Allgemeine Zugangsprivilegien

• Benutzerkennwörter ändern;
• Benutzerprofile ändern;
• SMTP-Einstellungen konfigurieren;
• DNS-Einstellungen konfigurieren;
• Einstellungen sicherer Mail-Server konfigurieren;
• Mitarbeiter zur Liste mit Administratoren hinzufügen/entfernen.
• Portaleinstellungen ändern

Zugangsprivilegien im Modul "Community"

• neue Foren und Forenkategorien eröffnen;
• TeamLab-Inhalt moderieren.

Zugangsprivilegien im Modul "Projekte"

• neues Projekt erstellen/Anfragen nach der Erstellung eines neuen Projekts von den Benutzern bestätigen;
• den kompletten Inhalt aller Projekte verwalten (Teams, Aufgaben, Meilensteine usw.).

Zugangsprivilegien im Modul "Dokumente"

• Dateien im Ordner Freigegebene Dokumente verwalten und bearbeiten.

Die unten angegebenen Antworten beschreiben bestimmte Operationen in TeamLab, die nur vom Administrator durchgeführt werden können.

Die Option Neuer Mitarbeiter erlaubt Ihnen Mitarbeiter einen hinter dem anderen zur Liste mit den TeamLab-Benutzern hinzuzufügen. Dank dieser Option kann man personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Position usw. eingeben, bevor ein Mitarbeiter zur Liste hinzugefügt wird. Der hinzugefügte Mitarbeiter wird eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten, das ein Profil für ihn erstellt wurde.

Es wird empfohlen, diese Option zu verwenden, wenn Sie über personenbezogene Daten der Mitarbeiter verfügen. Wenn Sie keinen Zugang zu solchen Informationen haben oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig schnell hinzufügen/einladen oder Kontakte aus Yahoo, Google, Windows Live oder einer .csv-Datei importieren möchten, verwenden Sie die Option Kontakte importieren.

Auf jeden Fall kann ein Mitarbeiter seine personenbezogenen Daten erweitern oder ändern, sobald er in die Liste eingetragen wird.

Um einen Mitarbeiter hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte Mitarbeiter, wählen Sie die Option Neuer Mitarbeiter, geben Sie personenbezogene Daten Ihres Mitarbeiters ein (die Felder "Vorname", "Nachname" und "E-Mail-Adresse" sind obligatorisch), und klicken Sie auf Hinzufügen. Der hinzugefügte Mitarbeiter wird in der Liste mit TeamLab-Benutzern auf der Registerkarte Mitarbeiter zu sehen sein.

Die Option Kontakte importieren erlaubt Ihnen, Mitarbeiter anhand der Kontaktinformationen aus unterschiedlichen Quellen, wie Yahoo, Google, Windows Live oder einer .csv-Datei, oder nur einen oder mehrere Mitarbeiter hinzuzufügen bzw. einzuladen.

Dafür führen Sie diese Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Kontakte importieren im Feld Aktionen auf der Registerkarte Mitarbeiter.
2. Im geöffneten Fenster Kontakte importieren wählen Sie eine der drei Optionen:
   • Aus Web - um Kontakte aus Yahoo, Google, Windows Live zu importieren.

     Hinweis: Nachdem eine der Optionen gewählt wurde, werden Sie nach der Erlaubnis gefragt, auf die Kontodaten zuzugreifen. Man muss die Erlaubnis geben, um die Importierung fortzusetzen.

   • Aus Datei - um Kontakte aus einer CSV-Datei oder dem Adressbuch eines Mail-Clients zu importieren.
   • Manuell - um einen oder mehrere Mitarbeiter manuell hinzuzufügen oder einzuladen.

     Hinweis: Wenn Sie die Option "Manuell" gewählt haben, werden Sie nur den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters angeben können. Wenn Sie über personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter verfügen und sie bei der Erstellung ihrer Profile eingeben möchten, verwenden Sie die Option Neuer Mitarbeiter.

   Unabhängig davon, welche Option gewählt wurde, werden die Kontakte aus der angegebenen Quelle im Fenster Kontakte importieren erscheinen.

3. Wählen Sie, ob Sie die importierten Kontakte hinzufügen oder einladen möchten, indem Sie die entsprechende Option markieren. Wenn Sie die Option "Einladen" markiert haben, werden Einladungen an alle importierten Kontakte per E-Mail gesendet. Wenn Sie "Hinzufügen" gewählt haben, werden die Kontakte sofort in die Liste mit TeamLab-Benutzern eingetragen. Wenn Sie die beiden Optionen unmarkiert lassen, werden keine Kontakte hinzugefügt.
4. Wählen Sie die Abteilung, zu der die markierten Kontakte hinzugefügt werden müssen, indem Sie die Option Hinzufügen zu...Abteilung aktivieren und die gewünschte Abteilung wählen.
5. Schließlich klicken Sie auf Importieren/Hinzufügen.

Die gewählten Kontakte werden gemäß den angegebenen Optionen hinzugefügt bzw. eingeladen.

Ja, man kann Ihre Mitarbeiter über das neue TeamLab-Portal informieren, indem man Einladungen an Ihre E-Mail-Adressen schickt. Solche Einladung enthält den Link zur Startseite des Portals und ein vorläufiges Kennwort für den ersten Zugang. Der Mitarbeiter wird in die Liste eingetragen, nachdem er dem Link gefolgt und sich auf dem Portal angemeldet hat.

Um Mitarbeiter einzuladen, führen Sie diese Schritte aus und STELLEN SIE SICHER, DASS DIE OPTION "EINLADEN" im Fenster Kontakte importieren neben den importierten Benutzern AKTIVIERT IST.

Die aktuelle Version erlaubt Ihnen, Kontaktdaten von den Konten bei Yahoo, Windows Live und Google zu importieren. Diese Liste wird in der Zukunft erweitert. Detaillierte Hinweise finden Sie hier.

Um eine CSV-Datei zu erstellen, können Sie Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel nutzen.

Öffnen Sie Microsoft Excel und führen Sie diese Schritte aus:

1. In den ersten drei Feldern der ersten Reihe geben Sie die Oberschriften der Tabelle streng in der folgenden Reihenfolge ein: E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname usw.)
2. In den Spalten unter den Oberschriften geben Sie die entsprechenden Daten ein;
3. Sobald Sie alle Kontakte in die Tabelle eingegeben haben, speichern Sie das Dokument und wählen Sie CSV (aus Engl. durch Trennzeichen getrennte Werte) (*.csv) als Dateityp, in den Sie es speichern möchten.
4. Im geöffneten Fenster aktivieren Sie die Benutzerdaten und deaktivieren Sie die Informationen, die Sie nicht importieren möchten, und klicken Sie auf Importieren.

Sobald Sie die CSV-Datei speichern, können Sie sie in TeamLab importieren. Dafür klicken Sie auf Kontakte importieren im Feld Aktionen auf der Registerkarte Mitarbeiter. Dann schalten Sie auf die Registerkarte Aus Datei um und aktivieren Sie die CSV-Option.

Die Prozedur ist fast die gleiche für die meisten Mail-Clients. Hier beschreiben wir den Exportvorgang aus Windows Mail unter Vista:

1. Öffnen Sie Microsoft Mail.
2. Folgen Sie: Datei >> Exportieren >> Windows-Kontakte.
3. Wählen Sie die CSV-Option und klicken Sie auf "Exportieren".
4. Wählen Sie eine Speicherstelle für die exportierte Datei und klicken Sie auf Weiter.
5. Stellen Sie sicher, dass die Felder für Vornamen, Nachnamen und E-Mail-Adresse ausgefüllt sind, und klicken Sie auf Fertig stellen.

Sehen Sie unser Video darüber hier.

Sobald Sie die Daten exportiert haben, können Sie sie in TeamLab importieren. Dafür klicken Sie auf Kontakte importieren im Feld Aktionen auf der Registerkarte Mitarbeiter. Dann schalten Sie auf die Registerkarte Aus Datei um und aktivieren Sie die Outlook-Option.

Um eine Liste mit den Abteilungen des Unternehmens zu erstellen, muss man Abteilungen in TeamLab hinzufügen und Mitarbeiter den jeweiligen Abteilungen zuordnen.

Um eine Abteilung hinzuzufügen, schalten Sie auf die Registerkarte Mitarbeiter um und klicken Sie auf den Link Abteilung hinzufügen im Feld Aktionen. Im geöffneten Fenster geben Sie den Namen einer Abteilung ein, wählen Sie ihren Leiter und klicken Sie auf Hinzufügen. Eine neue «leere» Abteilung wird in der Liste mit den Abteilungen des Unternehmens erscheinen.

Um Mitarbeiter zur Abteilung hinzuzufügen, wählen Sie die gewünschte Abteilung aus der Liste mit einem Klick auf Ihren Namen. Dann klicken Sie auf den Button Personal bearbeiten. Im geöffneten Fenster wählen Sie die Mitarbeiter, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf den nach rechts gerichteten Pfeil.

Die SMTP-Einstellungen sind die Parameter des Mail-Servers, der zum Senden der Einladungen und TeamLab-Benachrichtigungen genutzt wird. Um die SMTP-Einstellungen zu konfigurieren, loggen Sie sich in TeamLab ein und klicken Sie auf den Link Portaleinstellungen im Obermenü, um die Seite "Einstellungen" zu öffnen. Rollen Sie die Seite abwärts bis zur Sektion "SMTP-Einstellungen" und konfigurieren Sie sie.

Wenn Sie einen unternehmensinternen Mail-Server verwenden, wählen Sie die Option Unternehmensinterne Post. Füllen Sie die Felder aus, um die Einstellungen des unternehmensinternen Mail-Servers zu konfigurieren.

Wenn Sie einen fremden Mail-Server für Benachrichtigung per E-Mail in Ihrem Unternehmen nutzen, wählen Sie die Option Persönliche Post. Dann füllen Sie die Felder aus, um die Einstellungen dieses Mail-Servers zu konfigurieren.

Unabhängig von der gewählten Option wird empfohlen, Ihren lokalen Systemadministrator zu kontaktieren und Hinweise über die Mail-Einstellungen zu bekommen.

Hinweis: Bei Ihrem Einstieg sind die Mail-Einstellungen automatisch konfiguriert, so dass unser TeamLab-Mail-Server zum Senden der Nachrichten benutzt wird. Es wurde mit dem Ziel gemacht, ein völlig funktionsfähiges Programm von Anfang an zu bieten. Aber vielleicht möchten Sie unseren Server dafür nicht verwenden, deswegen wird empfohlen, die Einstellungen Ihres unternehmensinternen Mail-Servers zu konfigurieren, sobald Sie in TeamLab eingestiegen sind.

Hinweis: Die SMTP-Einstellungen sind nur in der