Guías prácticas de TeamLab

A la hora de registrarse o cuando usted sea invitado a unirse a TeamLab, usted recibe un e-mail con sus datos de registro personales y el enlace a su portal corporativo.

Para entrar, siga el enlace del e-mail de notificación o escriba [nombre de su portal].teamlab.com en la barra de dirección de su navegador web. Se abrirá la página de entrada. Introduzca su dirección e-mail y luego su contraseña en el campo más abajo. Finalmente, pulse el botón Entrar para entrar en el portal.

Es también posible entrar en su portal usando el enlace apropiado en la parte superior de la página principal del sitio web de TeamLab en www.teamlab.com.

Para salir, utilice el enlace Salir disponible en todo momento en la parte superior del portal mientras usted esté conectado.

Usted puede cambiar la información personal que está presentada en su página de perfil: cambiar foto o editar cualquier detalle personal que parece ser incorrecto.

Para editar su perfil haga clic en el enlace Mis herramientas que está disponible en la parte superior de la página y seleccione Perfil del menú desplegable. En la página del perfil pulse el botón Cambiar mi contraseña para cambiar su contraseña. Para editar sus detalles personales o escoger otra imagen, pulse el botón Editar perfil.

Por favor refiérase a las instrucciones más detalladas aquí.

Usted puede verificar su actvividad dentro de Comunidad o Proyectos en cualquier momento pulsando en Mis herramientas y seleccionando la opción Actividad reciente del menú desplegable. Todas las acciones serán mostradas en la página abierta en orden cronológico con la acción más reciente en la parte superior.

Usted puede gestionar sus suscripciones en Comunidad y Proyectos en la sección Subscripciones de Mis herramientas. Pulse en Mis herramientas en la parte superior de la página y seleccione la opción Subscripciones del menú desplegable. Usted verá la lista de contenidos a los que está suscrito. Pulse en Anular suscripción para anular la suscripción al elemento que ya no le interesa.

Dentro de TeamLab existen 2 tipos de suscripciones. Puede escoger entre recibir las notificaciones a través de Chat, e-mail o ambos.

Éstos son los ajustes predeterminados:

• Suscripción a noticias - notificación por e-mail
• Suscripciones a Comunidad - notificación via Chat
• Suscripciones a Proyectos - notificación via e-mail y Chat.

Para cambiar los ajustes predeterminados, siga los pasos a continuación:

1. Pulse en Mis herramientas en el rincón superior derecho.
2. Cambie a la pestaña Suscripciones.
3. Seleccione la sección deseada (Comunidad, Proyectos, Noticias) y seleccione el tipo de notificación deseado en el campo Notificar por correspondiente.

Dentro de Comunidad hay dos niveles de acceso:

• usuario;
• administrador.

Dentro de Proyectos hay 4 niveles de acceso:

• usuario (un miembro de TeamLab que no participa en ningún proyecto);
• miembro del equipo de proyecto;
• gerente del proyecto;
• administrador.

Dentro de Documentos hay dos niveles de acceso:

• usuario;
• administrador.

Chat no tiene ninguna limitación de acceso.

Usted puede acceder su portal corporativo de los teléfonos Android y dispositivos iOS tales como iPhone, iPod Touch. Para empezar a usar la versión móvil del portal asegúrese que su dispositivo tiene la conexión con Internet. Ahora siga estos pasos:

1. Abra la aplicación del navegador de Internet en su teléfono.
2. Introduzca la dirección de su portal en la barra de dirección añadiendo /mobile al final. Ejemplo:
   [nombre de su portal].teamlab.com/mobile
3. La página de acceder surge que le permite introducir sus datos de identificación (Email y contraseña).
4. Use las opciones disponibles de la versión móvil:
   • lea los últimos posts y comentarios en las secciones Blog, Forum y Eventos;
   • añada su propio comentario;
   • siga los enlaces añadidos por otros usuarios del portal a la sección Marcadores;
   • vea la lista de sus compañeros de trabajo;
   • encuentre la información de contacto (dirección de email, número de móvil, etc.);

Esta versión móvil le ayuda estar actualizado con las noticias corporativas y buscar por los detalles de contacto de sus compañeros. Pronto usted podrá publicar posts, editar y borrar sus comentarios, seguir sus tareas, proyectos, abrir documentos y muchas otras cosas útiles.

El administrador de TeamLab obtiene el acceso máximo a TeamLab. Los permisos de acceso de administrador están enumerados más abajo.

Permisos de acceso de caracter general

• cambiar contraseñas de usuarios;
• editar perfiles de usuarios;
• configurar parámtros SMTP;
• configurar los parámetros del dominio seguro de correo;
• añadir/eliminar personas de la lista de administradores.
• cambiar los ajustes del portal.

Permisos de acceso en Comunidad

• crear nuevos foros y categorías de foros;
• moderar el contenido de TeamLab.

Permisos de acceso en Proyectos

• crear nuevos proyectos/confirmar solicitudes de otros usuarios de crear nuevos proyectos;
• gestionar el contenido de todos los proyectos (gestionar equipos, tareas, hitos etc.)

Permisos de acceso en Documentos

• manejar y editar los archivos guardados en la carpeta Documentos compartidos.

Las preguntas a continuación describen la operaciones específicas dentro de TeamLab que sólo pueden ser realizadas por su administrador.

El empleado añadido recibirá la notificación por e-mail, que un nuevo perfil ha sido creado para el. La opción Nuevo empleado le permite añadir personas una tras otra a la lista de usuarios de TeamLab. Usando esta opción usted puede proporcionar tal información detallada de caracter personal como fecha de nacimiento, puesto de trabajo etc. antes de añadir al empleado a la lista. The added employee will receive an email notification that a new profile has been created for him.

Recomendamos que esta opción se use si usted tiene acceso a la información detallada sobre aquellos a los que desea añadir. Si usted no dispone de tal información o simplemente desea añadir/invitar una a varias personas a la lista manualmente, o necesita importar contactos de Yahoo, Google, Windows Live, o de un archivo .csv, use la opción Importar contactos.

En cualqier caso, la persona misma podrá ampliar o modificar su información una vez añadido a la lista.

Para añadir a un empleado, haga clic en la pestaña Empleados, seleccione la opción Nuevo empleado, introduzca los datos personales del empleado (los campos Nombre, Apellidos y E-mail son obligatorios), y pulse Añadir. El empleado que usted acaba de añadir aparecerá en la lista de usuarios de TeamLab en la pestaña Empleados.

La opción Importar contactos le permite añadir/invitar gente usando la información de contacto de una fuente diferente como Yahoo, Google, Windows Live o un archivo .csv, o añadir/invitar una o unas pocas personas a la vez.

Para hacerlo, siga los pasos a continuación:

1. Seleccione la opción Importar contactos en el panel Acciones de la pestaña Empleados.
2. En la ventana abierta Importar contactos seleccione una de las 3 opciones:
   • De la web - para importar contactos de Yahoo, Google, Windows Live.

     Nota: después de que seleccione cualquiera de las opciones, se le solicitará un permiso para acceder a la información de contactos de la cuenta. Se necesita dar prmiso para tal acceso para poder seguir con la importación.

   • De archivo - para importar contactos de un archivo CSV o la lista de direcciones de un ciente de correo.
   • Manual - para añadir o invitar una o unas pocas personas manualmente.

     Nota: a la hora de usar la opción Manual, usted podrá especificar sólo el nombre, los apellidos y el e-mail de la persona. Si usted tiene acceso a la información detallada sobre los empleados y desea especificarla a la hora de crear perfiles de usuarios, utilice la opción Nuevo empleado.

   Cualquiera que sea la opción que se selecciona, los contactos de la fuente especificada aparecerán en la ventana Obtener contactos.

3. especifique si desea invitar o añadir los contactos importados marcando la opción correspondiente. Al marcar Invitar, a todos los contactos importados se les enviarán los mensajes de invitación. Al marcar Añadir, los contactos serán añadidos a la lista de los usuarios de TeamLab enseguida. Al dejar ambas opciones desactivadas, ningún contacto será añadido.
4. Seleccione el departamento al que desea añadir los contactos por medio de marcar la opción Añadir a...departamento y seleccionar el departamento deseado.
5. Finalmente, pulse Realizar.

Los contactos serán añadidos/invitados de acuerdo a las opciones seleccionadas.

Sí, usted puede informar a sus compañeros de trabajo sobre el nuevo portal de TeamLab mandándoles los mensajes de invitación. El mensaje de invitación contiene un enlace a la página de inicio del portal donde el invitado puede ingresar contraseña y confirmarla para acceder al portal. El empleado se añadirá a la lista dólo después de que siga el enlace y entre en el portal usando la contraseña proporcionda.

Para invitar a empleados, siga las instrucciones aquí y ASEGÚRESE DE QUE LA OPCIÓN INVITAR ESTÁ MARCADA en la ventana Obtener contactos al lado de los usuarios importados.

La versión actual le permite importar información de contactos de las cuentas de Yahoo, Windows Live y Google. Asimismo, tenemos prevista la amplificación de la lista actual. Para obtener la infomración detallada sobre cómo hacerlo, por favor pulse aquí.

Para crear un archivo CSV, usted puede usar el programa Microsoft Excel u otro parecido.

Abra Microsoft Excel y siga los pasos a continuación:

1. En los primeros tres campos de la primera fila introduzca los encabezados de la tabla estríctamente en el siguiente orden: Nombre, Apellidos, Email)
2. En las columnas bajo de los encabezados introduzca la información correspondiente;
3. Una vez rellenados todos los campos, guarde el documento y seleccione CSV (Comma Separated Values) (*.csv) como el tipo de archivo a que desea guardar.
4. Pulse Guardar para guardar el archivo.

Una vez guardado el archivo CSV, se puede importarlo a TeamLab. Para hacerlo, pulse en Importar contactos en el panel Acciones de la pestaña Empleados. Ahora cambie a la pestaña De archivo, marque la opción Texto CSV y busque el archivo que acaba de crear.

El procedimiento es muy parecido para casi todos los clientes de correo. A continuación describiremos el proceso de exportación del cliente Windows Mail de Vista:

1. Abra Microsoft Mail.
2. Siga Archivo>> Exportar>> Contctos de windows.
3. Seleccione la opción CSV y pulse Siguiente.
4. Seleccione una ubicación para el archivo que va a exportar y pulse Siguiente.
5. Asegúrese de que los campos Nombre, Apellidos y E-mail están rellenados apropiadamente y pulse Finalizar.

Para las instrucciones más detalladas como hacerlo, por favor haga clic en el enlace aquí.

Una vez exportado el archivo, se puede importarlo a TeamLab. Para hacerlo, pulse en Importar contactos en el panel Acciones de la pestaña Empleados. Ahora cambie a la pestaña De archivo, marque la opción Outlook y busque el archivo que acaba de crear.

Para crear una lista de los departamentos de su empresa, usted deberá añadir departamentos a TeamLab y asignar personas a sus respectivos departamentos.

Para añadir un departamento, pase a la pestaña Empleados y pulse en la opción Añadir departamento del panel Acciones En la ventana abierta introduzca el nombre del departamento, seleccione su jefe, y pulse Añadir. El nuevo departamento «vació» aparecerá en la lista de los departamentos de la empresa.

Para añadir personas al departamento, seleccione el departamento deseado en la lista de departamentos pulsando en su título. Acto seguido pulse el botón Editar personal. En la ventana abierta seleccione los empleados que desea añadir y pulse en la flecha a la derecha.

Usted puede desactivar a un empleado que ya no trabaja para la empresa usando la opción Desactivar en la página de perfil. Al desactivar al empleado, su perfil será ocultado, pero sus acciones dentro de TeamLab (sus posts en blogs y foros, fotos subidas etc.) seguirán siendo visibles. Usted podrá volver a activar el perfil desactivado o eliminarlo para siempre en la página de perfil del usuario en caso necesario.

Los parámetros SMTP son los parámetros del servidor de correo que se usa para enviar mensajes de invitación y varias notificaciones de TeamLab. Para configurar los parámetros SMTP, entre en TeamLab y pulse el enlace Ajustes del portal para acceder a la página de ajustes. Configure los parámetros SMTP en la sección correspondiente de la página.

Si en la empresa se usa un servidor de correo corporativo interno, seleccione la opción Correo corporativo. Luego rellene los campos más abajo para configurar los parámetros del servidor.

Si se usa un servidor de terceros para organizar la comunicación dentro de la empresa, seleccione la opción Correo personal. Luego rellene los campos más abajo para configurar los parámtros de este servidor.

Cualquiera que sea la opción elegida, le recomendamos que se ponga en contacto son el administrador de sistema local para obtener información sobre cómo configurar los parámetros de su servidor de correo.

Nota: cuando usted empiece a usar TeamLab, los parámetros de correo serán configurados de manera que se use nuestro servidor de correo TeamLab para mandar mensajes y notificaciones. Lo hemos hecho para que el portal sea completamente funcional desde el principio. Sin embargo, si usted no desea que nuestro servidor participe en el proceso de comunicación por correo en su empresa, le recomendamos que cambie los parámetros predeterminados por los de su servidor de correo habitual cuando empiece a usar TeamLab.

Tenga en cuenta: los parámetros SMTP estan disponibles solo para la versión open-source.

La sección Parámetros del dominio seguro de correo en la página de ajustes le permite especificar los servidores de correo que serán usados para que los usuarios puedan registrar a sí mismos en TeamLab.

Se recomienda entrar aquí el nombre del servidor de correo que normalmente se usa para intercambiar mensajes dentro de su empresa. Una vez especificado el servidor, cada miembro de la empresa que tenga cuenta en dicho servidor podrá registrar a si mismo(a) pulsando el enlace Unirse en la página de entrada e introduciendo su dirección e-mail. Todos aquellos que lo hacen, recibirán un e-mail de invitación con un enlace a la página de inicio del portal dond el invitado puede ingresar contraseña y confirmarla para acceder al portal.

La sección Configuración de DNS de la página Ajustes le permite especificar una dirección URL alternativa de su portal TeamLab. Puede fijar un alias o especificar su propio nombre de dominio. Vamos a ver cómo se puede realizar.

Digamos que usted tiene su portal TeamLab registrado en nombre.teamlab.com. El alias le ayuda a cambiar la parte del «nombre» de la dirección de modo que éste esté disponible en nombrealternativo.teamlab.com.

Para fijar un alias, siga los pasos a continuación:

• Entre en su portal de TeamLab.
• Pulse en el enlace Ajustes de portal para abrir la página Ajustes.
• Avance hasta la sección Configuración de DNS e introduzca el alias deseado en el campo Dirección del portal.
• Pulse Guardar para guardar los cambios.

Es también posible especificar su propio nombre de dominio para el portal de TeamLab, es decir, usar su propio nombre de dominio en vez de teamlab.com para acceder al portal de TeamLab. Para hacerlo, marque la opción Nombre de dominio personalizado e introduzca el nombre de su dominio en el campo más abajo. Antes de que pueda usar su propio dominio para acceder a teamlab, deberá configurar los parámetros del dominio de manera que éste dirija al servidor de TeamLab por medio de ajustar los parámetros DNS apropiados con su proveedor. Por favor póngase en contacto con el proveedor con el que ha comprado el nombre de dominio para solicitar ayuda sobre cómo realizarlo.

Para especificar su propio nombre de dominio Usted puede usar una de las siguientes opciones (es preferible usar la primera opción):

• Añada el DNS CNAME registro como, por ejemplo: team.ourcompany.com - intranet.teamlab.com
• Añada el DNS A-type registro como, por ejemplo: team.ourcompany.com - 184.73.209.189 (IP address).

Para añadir a un usuario a la lista de administradores, pulse el enlace Ajustes del portal en la parte superior de la página y desplace la pantalla hacia abajo para ver la sección Administradores. Usted verá una lista de los empleados que tienen permisos de administrador de momento.

Pulse el botón Editar bajo la lista. Se abrirá la ventana Seleccionar empleados.

Para añadir a empleados a la lista de administradores, marque a las personas deseadas en la lista a la izquierda y pulse la flecha hacia la derecha. Para eliminar a los empleados de la lista, márquelos en la lista a la derecha y pulse la flecha hacia la izquierda. En cuanto todos los cambios estén realizados, pulse el botón Guardar.

Nota: usted no puede eliminar a sí mismo de la lista de administradores. Si desea eliminar a sí mismo, deberá pedir a otro administrador que te quite de la lista.

El administrador obtiene el control completo sobre el contenido de TeamLab.

Con este fin, los enlaces Eidtar y Eliminar están disponibles para cada post, comentario, evento, foto, marcador y página wiki dentro de Comunidad. Para editar un elemento, pulse en el enlace Editar. Para eliminar un elemento para siempre, pulse en el enlace Eliminar.

Usted puede cambiar la contraseña de cualquier usuario de TeamLab. Para hacerlo, haga clic en el nombre del empleado para acceder a su perfil. Acto seguido pulse el enlace Cambiar contraseña, introduzca la nueva contraseña y su confirmación y pulse Guardar. La contraseña del empleado elegido será cambiada.

Usted puede cambiar los datos personales de usuarios en la sección Perfil. Para hacerlo, pulse en el nombre del empleado necesario para acceder a su perfil, luego haga clic en el botón Editar. Introduzca los datos deseados y pulse Guardar para guardar los cambios.

Para crear un nuevo foro, seleccione la opción Crear nuevo foro en el panel Acciones. Seleccione una categoría de la lista desplegable Categoría. O cree una nueva categoría seleccionando la opción «Crear nueva categoría» y escribiendo su título en el campo Título más abajo. Acto seguido introduzca el nombre y la descripción del nuevo foro en los campos correspondientes. Cuando todo esté listo, pulse Crear. Un nuevo foro aparecerá en la lista de foros en la pestaña Foros.

A diferencia de gerentes de proyecto, que sólo pueden cambiar los ajustes de sus propios proyectos, el administrador puede controlar cualquier proyecto completamente sin importar si él es o no el gerente del mismo.

Para obtener información sobre sómo editar el título/descripción/gerente del proyecto, pulse aquí.
Para obtener información sobre sómo terminar/reaundar un proyecto, pulse aquí.
Para obtener información sobre sómo eliminar un proyecto, pulse aquí.

Para transferir un proyecto de Basecamp a TeamLab, por favor siga los pasos a continuación:

1. Vaya a Proyectos.
2. Cambie a la pestaña Ajustes.

3. En la sección Importación de Basecamp, introduzca la dirección de su portal de Basecamp en el campo URL de la empresa y especifique su «API Token» el campo correspondiente.

   Nota:El «API Token» lo puede encontrar al entrar en su cuenta de Basecamp, pulsar el enlace «My info» en la parte derecha superior, luego hacer clic en "Show your tokens" más abajo (bajo "Authentication tokens"). Por favor refiérase a la sección de ayuda de Basecamp para obtner más detalles.

4. Pulse en Empezar a importar y espere mientras el programa transfiere los datos. Los datos serán importados en el orden siguiente: empleados, proyectos, archivos añadidos a proyectos.

Las estadísticas del portal incluyen la siguiente información:

• fecha de creación;
• numero de los usuarios del portal;
• tamaño del espacio usado;
• tamaño de los archivos cargados (por modules);
• gráfico de uso personalizable.

Para abrir la página de Estadísticas, por favor, siga los pasos:

1. Entre en su portal de TeamLab.
2. Pulse sobre Ajustes del portal enlace para abrir la página de Ajustes.
3. Pulse sobre Estadísticas enlace en panel de Navegación.

Para cambiar título y logo, entre en su portal de TeamLab y pulse sobre Ajustes del portal enlace para abrir la página de Ajustes. Seleccione la sección Personalización en el panel Navegación. En la parte superior de la pagina Usted verá la sección Ajustes de bienvenida. Escriba el nombre de su portal en el campo Título y añada su logo pulsando sobre Cambiar logo y cargando la magen de su disco duro.

Tenga en cuenta: la imagen que va a subir debe tener una resolución máxima de 250x100 píxeles, de lo contrario ésta será automáticamente redimensionada.

Pulse sobreGuardar para guardar los resultados.

Para hacer la copia de seguridad de los datos de su portal, por favor, siga los pasos:

1. Entre en su portal de TeamLab.
2. Pulse sobre Ajustes del portal enlace para abrir la página de Ajustes.
3. Pulse sobre Copia de seguridad/Desactivación enlace en panel de Navegación.
4. Utilice el botón Crear copia para iniciar el proceso. La barra de proceso aparece para mostrar como va el proceso de copiar y cuando el proceso de copia acaba la barra desaparece.
5. Pulse sobre el enlace para guardar el creado fichero en su disco local.