Documents. Premières étapes.

• 1. Ajouter/Créer les documents
• 2. Prévisualiser/Modifier les documents
• 3. Gérer les documents
• 4. Partager les documents

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TeamLab Documents est une application web pour un usage interne conçue pour stocker, lire, modifier et partager des documents, des images, des feuilles de calcul des présentations, etc. La gestion de documents est basée sur quatre dossiers principaux :

• Mes documents est un espace de stockage personnel. Chaque membre du portail a le dossier Mes documents dans lequel il peut charger et créer des documents uniquement pour usage personnel;
• Le dossier Partagés avec moi contient les documents qui ont été partagés avec vous par d'autres utilisateurs;
• Documents communs est un espace de stockage commun contenant des fichiers et des dossiers disponibles à tous les membres du portail;
• Corbeille est un dossier dans lequel tous les fichiers supprimés sont stockés, d'où ils peuvent être restaurés ou éliminés plus tard..

1. Ajouter/Créer les documents

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  Charger les fichiers
  Utilisez cette option pour charger les fichiers à partir votre disque dur en suivant ces étapes faciles :

  
  
  1. Cliquez sur le lien Charger et la fenêtre de dialogue s'ouvre.
  2. Cliquez sur le bouton Sélectionner pour trouver les fichiers nécessaires.
  3. Utilisez le bouton Ajouter fichiers pour charger plusieurs fichiers à la fois.
  4. Finalement cliquez sur le bouton Charger. Les fichiers sélectionnés seront stocjés dans le dossier Mes documents.
  
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  Importer les fichiers
  Utilisez cette option pour importer vos fichiers stockés sur d'autres sources web telles que Zoho, Google Docs ou Box.net. Cliquez sur le lien Importer depuis... et sélectuinnez la source depuis laquelle vous souhaitez transférer vos fichiers. Pour les instructions détaillées, passez à la section Conseils et Astuces.

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  Créer les fichiers
  Pour créer un nouveau document, cliquez sur le lien Nouveau fichier et sélectionnez le type de fichier : un Document, une Feuille de calcul, une Présentation ou un Dessin. Entrez le nom de votre document dans le champ apparu et validez en cliquant sur la coche verte.

  

Pour télécharger un fichier du module Documents, sélectionnez le fichier en cochant la case à côté de son nom et cliquez sur le bouton Télécharger au-dessus de la liste des fichiers ou utilisez la même option depuis le menu du clic droit.

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2. Prévisualiser/Modifier les documents

Pour prévisualiser un fichier chargé ou créé, cliquez tout simplement sur son nom et il s'ouvre dans un mode de prévisualisation. Les fichiers graphiques s'ouvrent dans la même fenêtre, les fichiers texte s'affichent dans un nouvel onglet du navigateur Internet. Le mode de prévisualisation offre des outils standards pour agrandir/diminuer vos fichiers, ajuster leur taille, basculer entre les pages, les pivoter, téléctarger ou imprimer.

L'édition de documents s'effectue à l'aide de l'éditeur en ligne multifonctionnel. Pour modifier un document, cliquez sur l'icône à droite de son nom et il s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur Internet. Si le document est en cours de modifications par un autre utilisateur, vous verrez l'icône du crayon de couleur. Placez le curseur de la souris sur cette icône pour voir qui travaille sur le fichier pour le moment.

Vous pouvez trouver toutes les options d'édition directement sur le portail. Une fois que vous enregistrez les modifications effectuées, les deux versions de votre document seront disponibles, ainsi vous pourrez récupérer la version précédente, si nécessaire.

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3. Gérer les documents

Même si vos données sont bien structurées, il peut être difficile de rapidement trouver un fichier désiré. Pour faciliter la recherche vous pouvez utiliser un des filtres disponibles. Premièrement vous pouvez afficher tous les fichiers de type sélectionné :

1. Cliquez sur le champ Filtre.
2. Sélectionnez Types.
3. Sélectionnez un des types: Fichiers, Dossiers, Documents, Présentations, Feuilles de calcul, Images.

Vous pouvez également utiliser l'option Trier et organiser vos fichiers par Date, Nom, Type ou Taille.

Pour étendre la liste des fichiers à afficher sur une page, activez le mode Vue compacte en cliquant sur le bouton correspondant au-dessus du mot Trier.

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4. Partager les documents

Sélectionnez un fichier (ou un dossier) que vous souhaitez partager et cliquez sur l'icône Paramètres de partage à droite de son nom. Dans la fenêtre ouverte, choisissez entre les types d'accès disponibles :

• la première option vous permet de voir et copier le lien vers le document et donner accès à tous avec le lien :
  1. Définissez le niveau d'accès en choisissant Lecture seule ou Accès complet depuis la liste déroulante.
  2. Cliquez sur afficher pour voire et copier le lien vers le document.
  3. Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page.

  Pour les instructions détaillées, consultez le guide Comment partager les documents au public ?

• la deuxième option vous permet de donner accès seulement aux utilisateurs qui peuvent se connecter au portail :
  1. Cliquez sur le lien Ajouter utilisateurs ou Ajouter groupes.
  2. Sélectionnez une personne (un groupe) depuis la liste avec laquelle vous voulez partager le document.
  3. Préciser les détails d'autorisation en sélectionnant une des options : Lecture seule, Accès complet ou Accès interdit depuis la liste déroulante à côté du nom de personne/groupe.
  4. Gardez la case Envoyer une notification cochée et ajouter du texte, si nécessaire.
  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour activer les paramètres.

  Pour les instructions détaillées, consultez le guide Comment partager les documents avec d'autres utilisateurs du portail ?

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