Guides pratiques

Lors de l'inscription ou quand vous êtes invité à vous joindre à TeamLab, vous recevez une notification par e-mail avec vos données d'inscription personnelles et un lien vers votre portail d'entreprise.

Pour vous connecter, suivez le lien depuis la notification électronique ou entrez [votre nom de portail].teamlab.com dans la barre d'adresse de votre navigateur Internet. La page de connexion sera affichée. Entrez votre adresse e-mail et puis entrez votre mot de passe ci-dessous. Enfin cliquez sur le bouton Connexion pour vous connecter.

Vous pouvez également vous connecter à votre portail en utilisant le lien approprié en haut de la page principale du site Web TeamLab à www.teamlab.com.

Pour vous déconnecter, cliquez sur le lien [Votre Nom] toujours disponible en haut de la page du portail pendant que vous êtes au portail et sélectionnez l'option Déconnexion depuis la liste déroulante.

Vous pouvez changer l'information personnelle affichée sur la page de votre profil: changer une photo ou modifier des données personnelles qui semblent incorrectes.

Pour modifier votre profil, cliquez sur le lien [Votre Nom] toujours disponible en haut de la page et sélectionnez le Profil depuis la liste déroulante. L'onglet Profil de la section Mes outils s'ouvre, cliquez sur le lien Changer mon mot de passe pour changer votre mot de passe. Pour modifier vos données personnelles ou choisir une autre photo, cliquez sur Modifier profil.

Cliquez ici pour plus d'information.

Vous pouvez vérifier votre activité à l'intérieur des modules Communauté ou Projets à tout moment en cliquant sur le lien [Votre Nom] et en sélectionnant l'option Activité depuis la liste déroulante. Toutes vos actions seront affichées ici dans l'ordre chronologique où les dernières actions sont en haut de la liste.

Vous pouvez gérer vos abonnements à l'intérieur des modules Communauté ou Projets dans la section Abonnements de Mes outils. Cliquez sur le lien [Votre Nom] en haut de la page et sélectionnez l'option Abonnements depuis la liste déroulante. Vous allez voir la liste des contenus TeamLab auxquels vous êtes abonné. Cliquez sur le lien Se désabonner pour vous désabonner du contenu qui ne vous intéresse plus.

Il y a 2 options de notification à l'intérieur de TeamLab. Vous pouvez recevoir les notifications sur les mises à jour via le Chat et/ou par e-mail.

Ce sont les paramètres par défaut:

• Abonnement à Quoi de neuf - notification par e-mail
• Abonnements de Communauté - notification via le Chat
• Abonnements de Projets - notification via e-mail et le Chat.

Pour changer les paramètres par défaut, suivez ces étapes:

1. Cliquez sur le lien [Votre Nom] en haut à droite.
2. Passez à l'onglet Abonnements de la section Mes outils.
3. Sélectionnez la section nécessaire (Communauté, Projects, Quoi de neuf) et choisissez le type de notification désiré dans le champ Informer par correspondant.

A l'intérieur de du module Communauté il y a 2 niveaux d'accès:

• utilisateur;
• administrateur.

A l'intérieur du module Projets il y a 4 niveaux d'accès:

• utilisateur (c'est un membre de TeamLab qui ne participe à aucun projet);
• membre de l'équipe du projet;
• chef de projet;
• administrateur.

A l'intérieur de du module Documents il y a 2 niveaux d'accès:

• utilisateur;
• administrateur.

Vous pouvez entrer à votre portail d'entreprise depuis votre téléphone sous Android ou votre appareil sous iOS tel que iPhone ou iPod Touch. Pour commencer le travail avec la version mobile du portail, assurez-vous que la connexion Internet fonctionne bien sur votre appareil. Puis suivez les étapes simples :

1. Ouvrez le navigateur Internet de votre téléphone.
2. Tapez l'adresse de votre portail dans la barre d'adresse en ajoutant /mobile à la fin. Voici un exemple :
   [nom de votre portail].teamlab.com/mobile
3. La page Connexion s'affiche permettant d'entrer vos données d'identification (Email et Mot de passe).
4. Utilisez les options disponibles de la version mobile :
   • lire les derniers messages et commentaires dans les sections Blogs, Forums et Evénements;
   • ajouter votre propre commentaire;
   • suivre les liens donnés par d'autres utilisateurs du portail dans la section Signets;
   • afficher la liste de vos collaborateurs;
   • trouver les informations de contact (adresse email, numéro de téléphone portable, etc.) de votre collègue;

La version mobile actuelle vous aide à vous tenir au courant des nouvelles d'entreprise et rechercher les coordonnées de vos collègues. Bientôt, vous aurez la possibilité de publier vos messages, modifier et supprimer vos commentaires, suivre vos tâches, contrôler vos projets, ouvrir vos documents et encore beaucoup d'autres choses utiles.

L'administrateur de TeamLab a l'accès maximal à TeamLab. Les droits d'accès de l'administrateur sont énumérés ci-dessous.

Privilèges d'accès généraux

• changer des mots de passe d'utilisateur;
• changer des profils d'utilisateur;
• configurer les paramètres SMTP;
• configurer les paramètres DNS;
• configurer les paramètres du serveur de messagerie autorisé;
• ajouter/supprimer des personnes depuis la liste des administrateurs;
• configurer les paramètres du portail.

Privilèges d'accès dans le module Communauté

• créer de nouveaux forums et catégories de forums;
• modérer le contenu TeamLab.

Privilèges d'accès dans le module Projets

• créer de nouveaux projets/confirmer des demandes de nouveaux projets d'autres utilisateurs;
• gérer complètement tout le contenu à travers tous les projets (gérer un équipe, des tâches, jalons etc.).

Privilèges d'accès dans le module Documents

• gérer et modifier les fichiers stockés dans le dossier Documents Partagés.

Les questions ci-dessous concernent des opérations spécifiques à l'intérieur de TeamLab qui ne peuvent être exécutées que par l'administrateur.

L'option Nouvel employé vous permet d'ajouter des personnes une par une à la liste des utilisateurs de TeamLab. En utilisant cette option vous pouvez entrer les données personnelles telles que date de naissance, poste, etc. avant d'ajouter un employé à la liste. L'employé ajouté recevra une notification par email indiquant qu'un nouveau profil a été créé pour lui.

Nous recommandons d'utiliser cette option si vous accédez à l'information détaillée sur les personnes que vous souhaitez ajouter. Si vous n'avez pas de telle information ou vous voulez rapidement ajouter/inviter quelques personnes à la fois, ou vous avez besoin d'importer les contacts depuis Yahoo, Google, Windows Live ou un fichier .csv, utilisez l'option Importer contacts.

En tout cas, l'employé pourra ajouter ou modifier son information personnelle une fois qu'il est dans la liste.

Pour ajouter un collègue, cliquez sur l'onglet Employés, sélectionnez l'option Nouvel employé, entrez les données personnelles de votre collègue (les champs de prénom, nom et d'adresse e-mail sont obligatoires), et cliquez sur Ajouter. L'employé ajouté sera apparu dans la liste des utilisateurs de TeamLab dans l'onglet Employés.

L'option Importer contacts vous permet d'ajouter/inviter des personnes en utilisant les coordonnées depuis les sources différentes telles que Yahoo, Google, Windows Live ou depuis un fichier .csv, ou d'ajouter/inviter juste un ou plusieurs employés.

Pour le faire, suivez ces étapes:

1. Cliquez sur le lien Importer contacts dans le panneau Actions de l'onglet Employés.
2. Dans la fenêtre Importer contacts ouverte sélectionnez une des 3 options:
   • Depuis le Web – pour importer les contacts depuis Yahoo, Windows Live, Google.

     Remarque: après avoir sélectionné une de ces options, on vous demande d'autoriser l'accès à l'information sur les contacts. Vous aurez besoin d'autoriser un tel accès pour continuer le processus d'import.

   • Depuis un fichier – pour importer les contacts depuis un fichier CSV ou le carnet d'adresses d'un client de messagerie.
   • Manuellement - pour manuellement ajouter ou inviter une ou quelques personnes.

     Remarque: si vous ajoutez des personnes manuellement, vous pourrez spécifier seulement l'adresse e-mail, le prénom et le nom d'une personne. Si vous possédez de l'information détaillée sur les employés et voulez la spécifier lors de la création des profils d'utilisateurs, utilisez l'option Nouvel employé.

   Quelle que soit l'option que vous choisissez, les contacts depuis la source sélectionnée seront apparus dans la fenêtre Importer contacts.

3. Sélectionnez si vous voulez ajouter ou inviter les personnes que vous avez importées en cochant l'option correspondante. Si vous cochez l'option Inviter, les messages d'invitation seront envoyés à tous les contacts importés. Si vous cochez l'option Ajouter, les contacts seront ajoutés à la liste des utilisateurs de TeamLab. Si vous ne cochez aucune option, le contact ne sera pas ajouté.
4. Sélectionnez le département pour les contacts à ajouter en cochant l'option Ajouter à... département et en choisissant le département nécessaire.
5. Finalement, cliquez sur Exécuter.

Les contacts sélectionnés seront ajoutés/invités conformément aux options spécifiées.

Oui, vous pouvez informer vos collègues sur le nouveau portail TeamLab en envoyant les messages d'invitation à leurs e-mails. Le message d'invitation contient le lien vers la page principale du portail où l'utilisateur peut entrer et confirmer son mot de passe pour accéder au portail. L'employé sera ajouté à la liste une fois qu'il suit le lien et entre au portail.

Pour inviter des personnes, suivez les instructions ici et VERIFIEZ SI L'OPTION INVITER EST COCHEE dans la fenêtre Importer contacts à côté de tous les utilisateurs que vous avez importés.

La version actuelle vous permet d'importer l'information sur les contacts depuis les comptes sur Yahoo, Windows Live, Google, et nous avons l'intention d'augmenter la liste dans le futur. Pour obtenir les instructions détaillées, cliquez ici.

Pour créer un fichier CSV, vous pouvez utiliser des programmes de tableur comme Microsoft Excel.

Lancez Microsoft Excel et suivez ces étapes:

1. Dans les trois premiers champs de la première rangée entrez les en-têtes du tableau strictement dans l'ordre suivant: Adresse e-mail, Prénom, Nom, etc.)
2. Dans les colonnes au-dessous des en-têtes entrez l'information correspondante;
3. Une fois que vous avez saisi tous les contacts dans le tableau, enregistrez le document et sélectionnez CSV (Comma Separated Values, ou en français, valeurs séparées par des virgules) (*.csv) comme le type de fichier pour enregistrer le document.
4. Dans la fenêtre ouverte vérifiez les données d'utilisateurs, décochez ceux à ne pas importer et cliquez sur Importer.

Une fois que vous avez enregistré le fichier CSV, vous êtes prêt à l'importer à TeamLab. Pour le faire, cliquez sur le lien Importer contacts dans le panneau Actions de l'onglet Employés. Passez à l'onglet Depuis un fichier et sélectionnez l'option CSV.

La procédure est à peu près la même pour la plupart des clients de messagerie. Nous allons décrire l'exportation depuis le client de messagerie de Windows Vista ci-dessous:

1. Ouvrez Microsoft Mail.
2. Suivez: Fichier>> Exporter>> Contacts de Windows.
3. Sélectionnez l'option CSV et cliquez sur Suivant.
4. Sélectionnez le répertoire de stockage pour le fichier exporté et cliquez sur Suivant.
5. Assurez-vous que les champs "Prénom", "Nom" et "Adresse e-mail" sont remplis et cliquez sur Terminer.

Pour obtenir des instructions détaillées, cliquez ici.

Une fois que vous avez exporté le fichier, vous êtes prêt à l'importer à TeamLab. Pour le faire, cliquez sur le lien Importer contacts dans le panneau Actions de l'onglet Employés. Passez à l'onglet Depuis un fichier et sélectionnez l'option Outlook.

Pour créer la liste des départements de votre entreprise, vous avez besoin d'ajouter les départements à TeamLab et assigner les employés aux départements correspondants.

Pour ajouter un département, ouvrez l'onglet Employés et cliquez sur le lien Ajouter département dans le panneau Actions. Dans la fenêtre ouverte entrez le nom du département, sélectionnez son chef et cliquez sur Ajouter. Le nouveau département «vide» sera apparu dans la liste des départements de l'entreprise.

Pour ajouter des personnes à un département, sélectionnez le département nécessaire dans la liste des départements en cliquant sur son titre. Ensuite cliquez sur le bouton Modifier personnel. Dans la fenêtre ouverte sélectionnez les employés à ajouter et cliquez sur la flèche droite.

Les paramètres SMTP ce sont les paramètres du serveur de messagerie utilisés pour envoyer des messages d'invitation et notifications de TeamLab. Pour configurer les paramètres SMTP, entrez à TeamLab et cliquez sur le lien Paramètres de portail ci-dessous pour ouvrir la page Paramètres. Configurez les paramètres nécessaires dans la section SMTP.

Si vous utilisez un serveur de messagerie interne à l'intérieur de votre entreprise, sélectionnez l'option Messagerie d'entreprise. Remplissez les champs ci-dessous pour configurer les paramètres du serveur de messagerie d'entreprise.

Si vous utilisez un serveur de messagerie externe pour la communication par e-mail à l'intérieur de votre entreprise, sélectionnez l'option Personnel. Ensuite remplissez les champs ci-dessous pour configurer les paramètres du serveur de messagerie.

Quel que soit votre choix, nous vous recommandons de contacter l'administrateur de votre système local pour plus d'information sur la configuration des paramètres du client de messagerie.

Remarque: au début les paramètres du client de messagerie sont configurés automatiquement afin d'utiliser notre serveur de messagerie TeamLab pour envoyer des messages et notifications. Nous l'avons fait pour que vous obteniez un logiciel complètement fonctionnel depuis le début. Pourtant si vous ne voulez pas que notre serveur soit impliqué dans le processus de communication électronique, nous vous recommandons de remplacer les paramètres par ceux de votre serveur de messagerie d'entreprise quand vous commencez à utiliser TeamLab.

Remarque: les paramètres SMTP sont disponibles seulement dans la version open source.

L'option Domaine de messagerie autorisé sur la page Paramètres vous permet de spécifier les serveurs de messagerie qui peuvent être utilisés par les utilisateurs lors de leur auto-inscription à TeamLab.

Il est recommandé d'entrer le nom du serveur de messagerie que vous utilisez habituellement pour échanger des messages électroniques dans votre entreprise. Après l'avoir fait, tout employé de votre entreprise qui a un compte à ce serveur de messagerie pourra s'inscrire en cliquant sur le lien Se joindre sur la page principale et en entrant l'adresse e-mail. Les personnes qui l'ont fait recevront une invitation électronique avec un lien vers la page principale du portail où l'utilisateur peut entrer et confirmer son mot de passe pour accéder au portail.

La section Paramètres DNS sur la page Paramètres vous permet de définir une URL alternative pour votre portail TeamLab. Vous pouvez déterminer un alias (un nom alternatif) ou entrer votre propre nom de domaine. Regardons comment cela peut être effectué.

Par exemple vous avez enregistré votre portail sur name.teamlab.com. L'alias vous aidera à changer la partie «name» de votre URL de portail de façon que votre portail sera disponible sur alternativename.teamlab.com.

Pour déterminer un alias, suivez ces étapes:

• Entrez à votre portail TeamLab.
• Cliquez sur le lien Paramètres de portail pour ouvrir la page Paramètres.
• Dans la section Paramètres DNS, entrez l'alias désiré dans le champ correspondant.
• Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les changements effectués.

Vous pouvez aussi spécifier votre propre nom de domaine pour votre portail TeamLab dans le champ Adresse DNS ci-dessous (pour utiliser votre propre nom de domaine au lieu de teamlab.com pour accéder à votre portail TeamLab). Avant de le faire vous aurez besoin de configurer votre nom de domaine pour qu'il indique sur le serveur TeamLab en réglant les paramètres DNS appropriés chez votre enregistreur. Pour le faire, contactez votre enregistreur chez qui vous avez acheté le nom de domaine.

Pour spécifier votre propre nom de domaine, vous pouvez utiliser une des options suivantes (la première était préférable):

• Ajouter l'enregistrement CNAME, comme par exemple: team.ourcompany.com - intranet.teamlab.com
• Ajouter l'enregistrement A record, comme par exemple: team.ourcompany.com - 184.73.209.189 (une adresse IP).

Pour ajouter un utilisateur dans la liste des administrateurs, cliquez sur le lien Changer paramètres en haut de la page, ensuite faites défiler vers le bas jusqu'à la section Administrateurs. Vous allez voir la liste des employés qui ont actuellement les droits d'administrateur.

Cliquez sur le bouton Modifier au-dessous de la liste. La fenêtre Sélectionner employés s'ouvre.

Pour ajouter des employés dans la liste des administrateurs, cochez les personnes nécessaires dans la liste des employés à gauche et cliquez sur la flèche droite. Pour supprimer des employés, cochez-les dans la liste à droite et cliquez sur la flèche gauche.

Remarque: vous ne pouvez pas supprimer vous-même depuis la liste des administrateurs. Si vous voulez être exclu, vous aurez besoin de demander à un autre administrateur de vous supprimer.

Vous pouvez désactiver un employé qui ne travaille plus à l'entreprise en utilisant le lien Désactiver sur la page de son profil. La désactivation de l'employé cache son profil, mais ne supprime pas ses actiotns à l'intérieur de TeamLab (ses messages dans les blogs et forums, les photos chargées ou commentées etc). Vous pourrez activer ou supprimer le profil de l'employé désactivé depuis la page du profil si nécessaire.

L'administrateur contrôle complètement le contenu de TeamLab.

Dans ce but les liens vers la modification et suppression sont disponibles pour tout message, commentaire, événement, photo, signet et page wiki à l'intérieur du module Communauté. Pour modifier un élément, cliquez sur le lien Modifier. Pour supprimer définitivement un élément, cliquez sur le lien Supprimer.

Vous pouvez changer un mot de passe de tout utilisateur de TeamLab. Pour le faire, cliquez sur le nom de l'employé pour accéder à son profil. Ensuite cliquez sur le bouton Changer mot de passe et entrez le nouveau mot de passe et sa confirmation et appuyez sur Enregistrer. Le mot de passe de l'employé sélectionné sera changé.

Vous pouvez changer les données personnelles d'employés dans la section Profil. Pour le faire, cliquez sur le nom de l'employé nécessaire pour accéder à son profil, ensuite appuyez sur le bouton Modifier. Entrez les données nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer pour changer les détails personnels de l'utilisateur.

Pour créer un nouveau forum, cliquez sur Créer nouveau forum dans le panneau Actions. Sélectionnez une catégorie depuis la liste déroulante Catégorie. Ou créez une nouvelle catégorie en sélectionnant l'option «Créer nouvelle catégorie» et en saisissant le titre de la catégorie dans le champ Titre. Ensuite entrez le titre et la description du forum dans les champs correspondants. Lorsque tout est prêt, cliquez sur Créer. Un nouveau forum sera apparu dans l'onglet Forums.

Contrairement aux chefs de projets qui sont autorisés à modifier seulement les paramètres de leurs propres projets, vous pouvez complètement contrôler tout projet peu importe que vous soyez le chef de projet ou non.

Pour avoir plus d'information comment changer le titre/la description/le chef du projet, cliquez ici.
Pour avoir plus d'information comment terminer/reprendre un projet, cliquez ici.
Pour avoir plus d'information comment supprimer un projet, cliquez ici.

Pour importer les données depuis Basecamp, suivez ces étapes:

1. Ouvrez le module Projets.
2. Passez à l'onglet Paramètres.

3. Dans la section Import depuis Basecamp, entrez votre adresse du portail Basecamp dans le champ URL et spécifiez votre API token dans le champ API token correspondant.

   Remarque: Votre API token peut être trouvé en entrant dans votre compte Basecamp, en cliquant sur le lien "My Info" en haut à droite, et puis en appuyant sur "Show your tokens" en bas (au-dessous de l'option "Authentication tokens"). Pour plus d'informations, consultez l'aide Basecamp.

4. Cliquez sur Lancer l'import et attendez jusqu'à ce que le programme transfère les données. Les données seront importées dans l'ordre suivant: employés, projets, fichiers joints aux projets.

Les statistiques du portail comprennent l'information suivante:

• date de création;
• nombre d'utilisateurs sur le portail;
• taille de l'espace qu'il utilise;
• taille des fichiers chargés (par modules);
• graphique d'utilisation.

Pour ouvrir la page Statistique, suivez ces étapes:

1. Entrez à votre portail TeamLab.
2. Cliquez sur le lien Paramètres de portail pour ouvrir la page Paramètres.
3. Cliquez sur le lien Statistique dans le panneau Navigation.

Pour modifier le logo et le titre, entrez à votre portail TeamLab et cliquez sur le lien Paramètres de portail pour ouvrir la page Paramètres. Sélectionnez la section Personnalisation dans le panneau Navigation. En haut de la page, vous verrez la section Paramètres de salutation. Tapez le nom de votre portail dans le champ Titre et ajoutez votre logo en cliquant sur le lien Changer logo et en chargeant une image depuis votre disque dur.

Remarque: l'image à charger doit être de taille 250x100 pixels, sinon le redimensionnement aura lieu.

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les résultats.

Pour créer une copie de sauvegarde de votre portail, suivez ces étapes:

1. Entrez à votre portail TeamLab.
2. Cliquez sur le lien Paramètres de portail pour ouvrir la page Paramètres.
3. Cliquez sur le lien Sauvegarde/Désactivation dans le panneau Navigation.
4. Utilisez le bouton Créer une sauvegarde pour lancer le processus. Une barre de progression s'affiche pour noter les progrès de la copie, et puis disparaît quand la copie est terminée.
5. Cliquez sur le lien pour enregistrer le fichier créé sur votre disque dur.